e-Defter Saklama Hizmeti (İkincil Kopya)

Tanımı ve Hukuki Zorunluluk Dayanağı

e-Defter Saklama Hizmeti (İkincil Kopya); 1 Sıra No.lu Elektronik Defter Genel Tebliği'nin 3.2.6 numaralı maddesi ve Gelir İdaresi Başkanlığı'nın usul düzenlemeleri uyarınca, e-Defter mükelleflerinin tuttukları Yevmiye ve Kebir defterleri ile bunlara ait GİB onaylı berat dosyalarının ikincil kopyalarının Gelir İdaresi Başkanlığı Bilgi İşlem Sistemine periyodik olarak yüklenmesi zorunluluğudur.

Bu uygulama, mükelleflerin yerel sistemlerinde meydana gelebilecek siber saldırı, fidye yazılımı (ransomware), yangın veya veri tabanı çökmesi durumlarında devlet nezdinde defter verilerinin güvence altına alınmasını hedefler.

İkincil Kopya Yükleme Takvimi ve Yöntemleri

• Yüklenmesi Zorunlu Olan Dosyalar: Yalnızca GİB onaylı berat dosyaları değil; mükellefin oluşturduğu Yevmiye Defteri XML'i, Kebir Defteri XML'i, mükellef beratı ve GİB onay beratı olmak üzere 4 parça dosyanın tamamı şifreli olarak yüklenir.
• Aylık Yükleme Takvimi: Aylık dönem tercih eden mükellefler, berat yükleme süresini takip eden ayın sonuna kadar ikincil kopyaları GİB sistemine aktarmak zorundadır.
• Geçici Vergi Dönemi Takvimi: Üçer aylık geçici vergi dönemlerini tercih eden mükellefler için yükleme süreleri yılda 4 defa (Mayıs, Ağustos, Kasım ve müteakip yılın Mayıs ayı) uygulanır.
• GİB e-Defter Saklama Programı: Yüklemeler, mükellefin kendi bilgisayarına kurduğu Java tabanlı resmi GİB e-Defter Saklama Programı veya lisanslı bir Özel Entegratör web servisi üzerinden otomatik olarak gerçekleştirilir.

İkincil kopyaların GİB sistemine yüklenmiş olması, mükellefin defterleri kendi bünyesinde 10 yıl saklama sorumluluğunu ortadan kaldırmaz; vergi incelemelerinde mükellef birincil kopyaları da ibraz etmekle yükümlüdür.